Resultatet av en gransking vil være beslutningsgrunnlag for eventuelle endringer i driften av virksomheten. Gransking kan omfatte vurdering av ansvar – helt ned på individnivå.
Granskinger kan være nødvendig å gjennomføre i virksomheter, særlig ved mistanke om kriminelle forhold som underslag, hvitvasking, korrupsjon mm. Et annet tilfelle er ved ulykker eller mistanke om større HMS-avvik med fare for liv eller helse.
Også ved mistanke om brudd på innført etisk regelverk og retningslinjer / normer som favner videre enn de ovenfor nevnte eksempler, kan det være nødvendig med grundigere undersøkelser av de faktiske forhold for å få stoppet en ukultur el.
Granskinger kan også være relevant i forbindelse med et behov for å forbedre et dårlig arbeidsmiljø, eksempelvis ved mobbe- og trakasseringssaker el.
Advokatforeningen har utformet retningslinjer for granskinger. Det er også viktig at lovregler i arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven typisk blir opprettholdt under en gransking. Særlig relevant kan være grensene for når arbeidsgiver kan gå inn i arbeidstakers private epost.
Normalt er det styret i en virksomhet som beslutter gransking. Innenfor daglig leders ansvarsområde kan daglig leder beslutte dette.
Når selskapet bestiller gransking, er det naturlig at bestillingen nedfelles i et granskingsmandat. Granskingsmandatet sammenholdt med oppdragsbekreftelsen vil danne det kontraktuelle utgangspunktet for granskingsoppdragets arbeid.
Arbeidsgivers granskingsmandat kan skriftlig berøre;
- granskingsarbeidets rammer, herunder hvilke faktisk og juridiske forhold som søkes avklart,
- sammensetningen av ressurspersoner som involveres av gransker,
- tidsmessige rammer for granskingsarbeidet,
- granskers forhold til oppdragsgiver, herunder at gransker skal være uavhengig av oppdragsgiver og andre berørte parter, samt
- godtgjøringsmetode, for eksempel etter medgått tid til forhåndsangitt timepris eller basert på fastpriselementer.
Ved oppstart av gransking bør gransker utarbeide retningslinjer for granskingsarbeidet. Det er her enkelte forhold som bør berøres;
- ivaretakelse av rettigheter til informasjon, innsyn, kontradiksjon samt øvrige rettigheter til berørte parter,
- angivelse av tidsrammer og ressursbruk,
- metodebruk for informasjonsinnhenting,
- forhold og avklaring av grensesnitt til eventuelle parallelle prosesser (for eksempel pågående forvaltningsrevisjon, politietterforskning mv)
Hvilke parter som anses som «berørt» beror i utgangspunktet på en konkret vurdering. Forarbeidene til lov om offentlige undersøkelseskommisjoner, NOU 2009:9, definerer «den berørte» som den som får sitt forhold undersøkt av granskingsutvalget.
Forhold knyttet til berørte parters rett til innsyn, kontradiksjon og ivaretagelse av personvern, bør avklares i retningslinjene for granskingsarbeidet. Det vil være naturlig med innsyn og kontradiksjon i den utstrekning dette lar seg forene med granskingsarbeidet. Rett til innsyn vil også kunne følge av lovgivning, som personvernlovgivningen.
Ettersom granskingsarbeidet utøves i forlengelse av arbeidsgivers styringsrett, vil utøvelsen måtte utøves på et saklig og korrekt vis. Dette vil stille krav til at arbeidstakere eller andre som måtte berøres av granskingsarbeidet blir behandlet på en ryddig og korrekt måte, samt at det tas rimelig hensyn til eventuelle særskilte behov. Dette følger av arbeidsgivers lojalitetsplikt overfor den enkelte ansatte.
Dersom granskingsarbeidet berører straffbare forhold, bør det vises særskilt varsomhet med å konkludere med ansvar. Dette har sammenheng med vernet med uskyldspresumpsjonen. Videre må krav om forklaring, redegjørelser og dokumentutlevering fra berørte parter avklares mot selvinkrimineringsvernet. Det kan her også være begrensninger knyttet til bruk av opplysninger som fremkommer av granskingen i en senere prosess.
I den utstrekning det pågår politietterforskning som helt eller delvis berører forhold som er gjenstand for gransking, bør forholdet til politietterforskningen avklares. Det vil her være viktig at granskingen ikke kommer i konflikt med politiets arbeid.
Granskingen avsluttes normalt sett med at det avgis en granskingsrapport. Granskingsrapporten vil normalt inneholde;
- formål og mandat for granskingsoppdraget,
- metodebruk for gjennomføringen av oppdraget,
- beskrivelse av faktum, herunder de eventuelle avvik som foranlediget granskingen med årsaken for disse.
Granskingen vil normalt avsluttes ved avgivelse av granskingsrapporten. Såfremt det ble opprettet et særskilt granskingsutvalg i anledning granskingen, vil dette utvalget normalt oppløses.
En gransking kan lede til arbeidsrettslige reaksjoner overfor enkeltansatte som advarsel, oppsigelse eller avskjed. I tilfelle det kan dreie seg straffbare forhold, vil dette normalt videresendes til politiet for eventuell videre oppfølgning.